Der Leistungsbereich Rechnungswesen stellt sich vor

    Teil 1 – Kämmerei

    Erfahren Sie in einem kurzen Überblick mehr über die Finanzabteilung der Stadt Neu Anspach. Als eine der ersten Kommunen Hessens betreiben die Städte Usingen und Neu-Anspach seit 2007 eine interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) in diesem Bereich und sind seither für viele andere Kommunen Modell und Vorbild.

    Im Jahr 2007 wurde die IKZ durch das Land Hessen mit einer Förderung von 75.000 € und 2016 noch einmal mit 25.000 € prämiert. Die finanziellen Einsparungen durch die IKZ konnten in verschiedenen Vergleichen unter Beweis gestellt werden. Sowohl im KGSt Vergleichsring als auch bei der 186. überörtlichen vergleichenden Prüfung wurde dem Finanzwesen Usingen/Neu-Anspach besondere Effizienz nachgewiesen. Die personelle Ausstattung war in beiden Vergleichen die niedrigste unter den Vergleichskommunen. Somit wird der Vorbildcharakter auch transparent und öffentlich.

    Die gemeinsame Finanzabteilung mit Sitz in Usingen gliedert sich auf in:


    Heute möchten wir Ihnen zunächst die Tätigkeiten der Kämmerei vorstellen.

    Kämmerei

    Mit Umstellung der Buchführung von der Kameralistik auf die Doppelte Buchführung im Jahre 2009 begann für die Kämmereien in Hessen ein neues Zeitalter.

    Mit der Kämmerei wird in erster Linie der Haushaltsplan einer Kommune in Verbindung gebracht. Natürlich gehört es zu den wesentlichen Aufgaben einer Kämmerei den Haushaltsplan aufzustellen. Die Planungen beginnen bereits im Sommer mit der Abfrage des Mittelbedarfs in den Leistungsbereichen. Nach Prüfung dieser und der Kalkulation der Steuern, der Abschreibungen und eigenen Haushaltsstellen wird ein Haushaltsentwurf zusammengetragen der bereits im Vorfeld zwischen Kämmerei, Bürgermeister und der übrigen Verwaltung analysiert und auf „Herz und Nieren“ geprüft wird. Oft werden bereits im Vorfeld Veränderungen beraten und umgesetzt.

    Danach wird der Haushalt zusammengestellt und Anlagen wie Vorbericht und Haushaltskonsolidierungskonzept erstellt. Erst dann erfolgt die Einbringung in die politischen Gremien. Hier steht die Kämmerei der Politik für Fragen und Erläuterungen zur Verfügung und koordiniert Fragen und Änderungen, die sich aus den politischen Sitzungen ergeben. Die größte Herausforderung hierbei ist es, das über 500-Seiten-Werk aktuell zu halten.

    Durch die IKZ werden von der Kämmerei zur gleichen Zeit zwei Haushalte erarbeitet, für Usingen und Neu-Anspach. Zusätzlich zur regulären Arbeitszeit sind bis zum Ende der Haushaltsberaten, in der Regel kurz vor Weihnachten viele Sitzungen zu betreuen. Nach Beschluss der Stadtverordnetenversammlung wird der aktualisierte Haushalt der Aufsichtsbehörde zu Genehmigung vorgelegt. Innerhalb von 3 Monaten hat diese darüber zu entscheiden. Umso erfreulicher ist es, dass wir in den nächsten Wochen mit der Genehmigung des Haushalts 2018 rechnen können.

    Doch es ist weit gefehlt, die Kämmerei nur auf den Haushalt zu begrenzen. Die drei Vollzeitkräfte und zwei Teilzeitkräfte in der gemeinsamen Finanzabteilung haben eine Fülle weiterer Aufgaben, die wir im Folgenden kurz beschreiben.

    •    Anordnende Stelle in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
    Die Kämmerei überprüft alle ein- und ausgehende Rechnungen auf die buchhalterische Richtigkeit, ordnet an und bucht sie in der Finanzsoftware. Die Buchhaltung der Stadt umfasst eine Größenordnung von rund 64.000 Buchungen im Jahr (pro Kommune zuzüglich der Zahlvorgänge).

    •    Haushaltsvollzug
    Der Vollzug des Haushalts über das gesamte Jahr liegt ebenfalls in der Verantwortung der Kämmerei. Budgetkontrolle, Budgetverschiebungen, Übertragung von Ermächtigungen, Budgetauswertungen unter Beachtung des Haushaltsrechts sind tägliche Aufgaben. In regelmäßigen Abständen ist der Politik über den Haushaltsvollzug zu berichten. Dies erfordert Hochrechnungen des Zwischenergebnisses für das Gesamtjahr.

    •    Finanzcontrolling
    Ein wesentliches Element der „Doppik“ ist das Finanzcontrolling. Mit Zielen und Kennzahlen soll das Verwaltungshandeln transparent, verständlich und plakativ dargestellt werden. Hierfür muss sich die Kämmerei mit den Prozessen im Haus befassen und gemeinsam mit den Leistungsbereichsleitern Diagramme und Statistiken erarbeiten.
    Doch Controlling ist mehr als nur Verwaltungshandeln in „bunte Bildchen“ zu exportieren. Durch einen Vergleich mit anderen Kommunen wird stets nach Optimierungspotenzial und Kosteneinsparungen gesucht. Hier hilft uns die IKZ besonders, da man tiefen Einblick in zwei Kommunen hat und so voneinander lernen kann.

    •    Anlagenbuchhaltung
    Eine wesentliche Aufgabe ist die Verwaltung des Inventars der Stadt. Denn die gesamten Anlagen (Grundstücke, Straßen, Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, Geräte, Möbel etc.) der Stadt ist mit Anschaffungswert, Anschaffungsdatum und Abschreibungsdauer gelistet. Denn nur so ist die städtische Bilanz zu erstellen und der Werteverzehr in Form von Abschreibungen zu ermitteln.

    Haben Sie sich mal überlegt, wie viele einzelne Grundstücke eine Kommune hat? Jede Straße, jedes öffentliche Gebäude, jede öffentliche Grünfläche „steht“ auf einem städtischen Grundstück. Es sind 2.377!

    Wie viele „Anlagen“ eine Feuerwehr oder eine Kindertagesstätte hat? Insgesamt rund 8.300 Anlagen verwaltet die Stadt Neu-Anspach.

    Auch buchhalterisch ist dies anspruchsvoll. In der Sprache der Anlagenbuchhaltung gibt es nicht „das Projekt Heisterbachstraße“ sondern es gibt die Straße, das Grundstück, die Durchlässe, die Brücke, das Regenrückhaltebecken, die Beschilderung usw. denn alle Anlagen haben unterschiedliche Nutzungsdauern, unterschiedliche Fertigstellungszeitpunkte und damit unterschiedliche Abschreibungen.

    •    Umsatzsteuermeldungen zum Finanzamt
    Monatlich werden Umsatzsteuervoranmeldungen für die sogenannten „Betriebe gewerblicher Art“ an das Finanzamt geschickt. Wer die Steuererklärung von zu Hause kennt, kann sich in etwa vorstellen, was das bedeutet. Am Jahresende ist dann die zusammenfassende Jahressteuererklärung fällig.

    •    Statistiken
    Regelmäßig werden Statistiken für das Land, das Statistische Landesamt oder für den Bund der Steuerzahler erarbeitet.

    •    Abrechnung IKZ
    Nach Abschluss des Haushaltsjahres ist die Interkommunale Zusammenarbeit zwischen Usingen und Neu-Anspach abzurechnen. Vereinfacht gesagt, werden die gesamten Kosten und Erlöse in den IKZ-Ämtern (Finanzen, Ordnungsamt und Standesamt) zusammengetragen und mit dem Einwohnerschlüssel (derzeit 51 % Neu-Anspach, 49 % Usingen) auf die beiden Kommunen aufgeteilt.

    •    Jahresabschluss
    Zu Beginn des Jahres beginnt dann das nächste große Projekt der Kämmerei. Vom Aufwand steht der Jahresabschluss dem Haushaltsplan kaum nach, vom Anspruch übertrifft dieser den Haushalt sogar.

    Angefangen mit zahlreichen Jahresabschlussbuchungen, wie Abschreibungen, interne Leistungsverrechnung, Rückstellungen, müssen zahlreiche Abstimmungen mit anderen Leistungsbereichen erfolgen, um das Jahresergebnis zu ermitteln. Am Ende müssen die drei Komponenten Ergebnisrechnung (G+V), Finanzrechnung (Kapitalflussrechnung) und Vermögensrechnung (Bilanz) auf den Cent genau miteinander aufgehen. Erst dann kann das mehrere hundert Seiten lange Werk ausformuliert werden. Danach geht der Jahresabschluss zur Prüfung an die Revision des Hochtaunuskreises. Von mehreren Personen, die sich auf Teilbereiche spezialisiert haben, werden zum Teil einzelne Buchungen überprüft. Zahlreiche Anfragen sind abzuarbeiten und ggf. mit den Leistungsbereichen zu koordinieren. Eine solche Prüfung zieht sich erfahrungsgemäß über mehrere Monate, bis der Jahresabschluss dann gemeinsam mit dem Prüfbericht der Politik zur Entlastung des Magistrats vorgelegt werden kann.

    •    Beteiligungsverwaltung
    Die Stadt Neu-Anspach ist am Wasserbeschaffungsverband Usingen, am Abwasserverband Oberes Usatal, an der Gemeinnützigen Wohnungsbau GmbH beteiligt. Das Haushaltsrecht erfordert, diese Beteiligungen im Blick zu haben, die bilanziellen Auswirkungen in der eigenen Bilanz abzubilden und die einzelnen Jahresabschlüsse zu konsolidieren und in einem Beteiligungsbericht zusammenzufassen.

    Als zentrale Stelle (in Neudeutsch auch Overhead bezeichnet) hat die Kämmerei Beziehungen zu allen anderen Leistungsbereichen in der Verwaltung und ist nicht selten das Bindeglied zwischen Verwaltung und Politik.

    In den nächsten Wochen stellt sich im zweiten Teil den Bereich Steuern & Gebühren vor. Auch hier möchten wir gerne die Besucher der Homepage wieder einbeziehen. Haben Sie Fragen zu diesem Bereich? Dann richten Sie diese bitte mit Abgabe Ihres Namens und der Adresse bis zum 16.03.2018 an:

    Stadt Neu-Anspach
    Zentrale Dienste
    Bahnhofstraße 26
    61267 Neu-Anspach
    oder per Mail an

    Alle Fragen werden gerne beantwortet und einige im Bericht aufgegriffen.
    Wir freuen uns auf Ihre Beteiligung.

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