Der Leistungsbereich Rechnungswesen stellt sich vor

    Teil 3 – Stadtkasse

    Als eine der ersten Kommunen Hessens betreiben die Städte Usingen und Neu Anspach seit 2007 eine interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) im Bereich Rechnungswesen und sind seither für viele andere Kommunen Modell und Vorbild.

    Die gemeinsame Finanzabteilung mit Sitz in Usingen gliedert sich auf in:


    Der Fachbereich Stadtkasse und Vollstreckung der Städte Usingen und Neu-Anspach ist für den gesamten Zahlungsverkehr inklusive der Beitreibung rückständiger Forderungen zuständig. Dieser besteht aus 3 Vollzeit- und 2 Teilzeitkräften für den Kassenbereich, sowie einem Vollziehungsbeamten für den Vollstreckungsbereich.

    Zunächst möchten wir Ihnen den Fachbereich Stadtkasse vorstellen. Den Fachbereich Vollstreckung werden wir in der nächsten Ausgabe der NAN betrachten.

    Fachbereich Stadtkasse:

    Die Stadtkasse hat vielschichtige Aufgaben zu bewältigen. Zentrale Aufgabe ist die Verbuchung aller Einzahlungen und gleichzeitig die Verbuchung aller Auszahlungen, die sich aus den Zahlungsverpflichtungen der Stadt ergeben. In Zahlen ausgedrückt verbuchen wir durchschnittlich alleine für die Stadt Neu-Anspach ca. 133.000 Einzahlungen und ca. 7.900 Auszahlungen pro Jahr. Bei der großen Anzahl der Einzahlungen handelt es sich überwiegend um Grundbesitzabgaben der einzelnen Grundstückseigentümer.



    Um eine korrekte Verbuchung der Einzahlungen vornehmen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass entsprechende Kassenzeichen anzugeben.
    Bei Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates können wir die wiederkehrenden Forderungen auch ganz bequem von dem uns benannten Konto einziehen.

    Nachfolgendes Diagramm stellt das Verhältnis zwischen der Anzahl der erteilen Einzugsermächtigungen zu den manuellen Überweisungen dar.


    Sollten Zahlungen nicht fristgerecht geleistet werden, gehört es auch zu unserer Aufgabe, Mahnungen zu versenden. Bei einer Mahnung wird nochmals an die rückständige Forderung erinnert und es wird erneut eine Zahlungsfrist von einer Woche eingeräumt. Die Anzahl der Mahnungen beläuft sich jährlich auf ca. 1.700. Mit der Versendung einer Mahnung werden zudem Mahngebühren erhoben. Sie stellen einen Ersatz für den Aufwand dar, den die Verwaltungsbehörde aufgrund der nicht rechtzeitigen Zahlung geschuldeter Geldleistungen hat. Die Höhe der Mahngebühren wird vom Landesgesetzgeber in der Hessischen Vollstreckungskostenordnung geregelt, sodass wir keinen Einfluss auf die Höhe der Gebühren haben. Sie richtet sich nach der Höhe des gemahnten Betrags. Weiterhin kommen noch Säumniszuschläge nach der Abgabenordnung hinzu.

    Ferner ist die Stadtkasse noch für folgende Aufgaben zuständig. Da diese jedoch nicht unmittelbar die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürger betreffen, werden Sie hier nur kurz genannt:

    Liquiditätsplanung:
    Die Liquiditätsplanung ist ein Instrument, das der Erhaltung der Zahlungsfähigkeit der Kommune dient. Bei der Liquiditätsplanung wird ermittelt, ob die Kommune zu jedem Zeitpunkt ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann.

    Darlehensangelegenheiten:
    Sollte einmal nicht genügend Liquidität vorhanden sein, ist es Aufgabe der Stadtkasse ein Darlehen oder auch einen Kassenkredit bei einem Kreditinstitut aufzunehmen. Die Aufnahme von Darlehen darf nur für Investitionen (geschaffene Werte) erfolgen. Kassenkredite dienen kurzfristigen Liquiditätsüberbrückungen. Der Höchstbetrag der an Investitionskrediten oder Kassenkrediten aufgenommen werden darf, wird jährlich von der Stadtverordnetenversammlung im Haushalt festgesetzt. Hinzu kommt noch die gesamte Verwaltung, Überwachung und regelmäßige Überprüfung des Darlehensportfolios.

    Prüfung der Nebenkassen und Handvorschüsse:
    Zur Leistung kleinerer Auszahlungen wurden in manchen Fachbereichen sogenannte „Nebenkassen“ eingerichtet, welche einmal jährlich auf Ihre ordnungsgemäße Führung überprüft werden. Zur Leistung geringfügiger Bareinzahlungen, die regelmäßig anfallen, oder als Wechselgeld können einzelnen Bediensteten „Handvorschüsse“ gewährt werden. Diese sind ebenfalls jährlich von der Stadtkasse zu überprüfen.

    Erstellung von Statistiken:
    Wie auch die Kämmerei, hat die Stadtkasse regelmäßig verschiedene Statistiken an das Statistische Landesamt zu melden.

    Ausstellen von Zuwendungsbestätigungen:
    Für steuerbegünstigte Zwecke nach der Abgabenordnung stellt die Stadtkasse Spendenquittungen ab einer Zuwendung von 200,00 € aus.

    Erfassung von Einzugsermächtigungen:
    Die bei der Stadt eingegangenen SEPA-Lastschriftmandate werden bei der Stadtkasse erfasst und überwacht.

    Erfassung, Verwahrung und Ausgabe von Bürgschaften:
    Für abgeschlossene Bauvorhaben kann die Stadt entsprechende Gewährleistungsbürgschaften verlangen. Diese werden, wie auch Ausführungs- und Kautionsbürgschaften von der Stadtkasse erfasst und verwahrt. Wenn die Bürgschaft abgelaufen oder erfüllt ist, wird diese von uns zurückgegeben.

    Kontakt
    Öffnungszeiten

    Bürgerbüro:
    Montag         7:00 bis 12:00 Uhr
    Dienstag       9:00 bis 18:00 Uhr
    Mittwoch      7:00 bis 12:00 Uhr
    Donnerstag  9:00 bis 18:00 Uhr
    Freitag           7:00 bis 12:00 Uhr

    Die Fachabteilungen erreichen Sie nach Vereinbarung!